Hoe creëer je een wow-effect op je volgende event?

Keer op keer hetzelfde format gebruiken voor je evenement gaat vervelen, dan komen mensen niet meer. Hoe geef je jouw event de wow-factor? Door out of the box te denken, een rode draad te creëren en voor een betekenisvolle beleving te zorgen. Eventorganisator en trainer Lenny Klaassen geeft een inkijkje in zijn training 'creatieve eventprogrammering'.

“Creatieve eventprogrammering betekent het programma zó samenstellen dat de doelgroep zich meer aangesproken voelt om erbij aanwezig te zijn”, legt Lenny uit. “Ze moeten het gevoel krijgen dat het de talk of the town wordt, iets dat ze niet mogen missen, omdat het anders dan anders wordt. Een event met een creatieve programmering bruist meer, in de breedste zin van het woord.” Er wordt volgens Lenny te vaak gedacht: hoe we het vorig jaar deden, is goed bevallen, we doen het gewoon weer zo.

“Maar waar het nou juist om draait bij live-communicatie – events dus – ten opzichte van digitale communicatie, is netwerken en kennis uitwisselen. Daarvoor heb je vernieuwende werkvormen nodig. Om de wow-factor te krijgen, moet je dus je nek durven uitsteken, andere dingen doen dan je vorig jaar deed of wat je bij de concurrent ziet. Pas dan kun je mensen triggeren, zitten ze op het puntje van hun stoel en doen ze er na je event hopelijk ook nog iets mee.”

Interactie en andere werkvormen
Interactie is al een aantal jaar een belangrijk onderdeel van events. “Maar je content daadwerkelijk bij je doelgroep durven neerleggen via bijvoorbeeld rondetafelsessies of een open café-werkvorm, daar kun je momenteel het verschil mee maken. Je hebt dan iets minder controle op de output dan bij presentaties waarbij je alleen maar zendt, maar je haalt er heel veel kennis mee onder de tafel vandaan. Vanwege de digitalisering, is netwerken vaak een belangrijke reden voor mensen om naar evenementen te gaan.”

Concept en rode draad
De eerst stap in creatieve eventprogrammering is het bedenken van een goed evenementconcept. “Het gaat erom dat je niet alleen losse dingen bedenkt: een locatie, een spreker, een bandje en daar een uitnodiging bij maakt. Nee, om een betekenisvolle beleving te creëren moeten alle indrukken op elkaar afgestemd zijn. Je begint misschien met tientallen ideeën. Maar in de vervolgstappen kies je die ideeën eruit die samen een logische en op elkaar afgestemde indruk geven. Hierdoor versterken ze elkaar en zijn er geen losse flodders meer. Er moet een rode draad zijn tussen alle programmaonderdelen; vanaf de uitnodiging, de content en de sprekers, tot het vermaak en het cadeautje dat je meekrijgt.”

Betekenisvolle beleving
Als je naar een evenement gaat heb je bepaalde verwachtingen, je verwacht iets nieuws te leren en verrast, dat is de zogenaamde expected wow-factor. “De kunst is om ook voor een paar onverwachte wows te zorgen”, zegt Lenny. “Dat kan bijvoorbeeld met een spreker die écht goede inhoud heeft, met iets verrassends komt of de humor in je event weet te brengen. Of zet iemand met een paraplu bij de parkeergarage om je bezoekers droog naar de ingang van de eventlocatie te brengen.” Waar het allemaal om draait is om tot een betekenisvolle beleving te komen. Daarvoor heb je vijf ingrediënten nodig.

Vijf ingrediënten

Authenticiteit: als je morgen een vergelijkbaar evenement kunt bijwonen, is er geen belang om vandaag naar jouw event te gaan.
Rode draad: een thema, titel, slogan en/of beeldmerk waarmee je een rode draad kunt uitrollen.
De indrukken moeten op elkaar afgestemd zijn.
Negatieve indrukken en afleiding voorkomen: “Als je een verkeerde routebeschrijving hebt gehad, in de rij moet staan om je jas te kunnen afgeven, of lauwe koffie krijgt, wordt het heel moeilijk om het niveau waar we het nu over hebben te bereiken. Operationele perfectie is dus een voorwaarde om je creatieve eventprogrammering te laten slagen.”
Zoveel mogelijk zintuigen prikkelen. “Alle vijf is best een uitdaging maar je kunt tegenwoordig een heel eind komen.”

Bron: Management Support