Een hybride event is een combinatie van een live event en een digitaal event, dus offline en online. Beide vormen vinden plaats op hetzelfde moment en hebben hetzelfde inhoudelijke programma, maar ze vinden op verschillende plekken plaats. Een digitale deelname kan zijn vanuit huis, kantoor, een hotelkamer op locatie of misschien wel een andere ruimte in hetzelfde gebouw. Een belangrijke focus van een hybride event is interactie met de deelnemers en tussen deelnemers onderling. Dit is anders ten opzichte van een live stream bijeenkomst.
De voordelen van een hybride event zijn minder hoge kosten voor catering, zaalhuur en personeel, want er zijn minder gasten aanwezig. Ook is het voor digitale deelnemers prettig dat je geen reistijd hebt en comfortabel vanuit je eigen huiskamer kunt deelnemen. Het inhoudelijk programma is vaak kort en krachtig, waardoor je in minder tijd dezelfde boodschap kunt overbrengen. Daarnaast leveren hybride events waardevolle informatie en content op, chats, polls en feedback geven namelijk direct bruikbare inzichten. Deze content kun je op een ander moment opnieuw gebruiken.
De techniek maakt of breekt een hybride event. Als de techniek niet naar behoren werkt, valt het hele evenement in het water. Daarom is de techniek ook een grote kostenpost van een hybride-event. Houd er daarom rekening dat een hybride event evenveel kan kosten als (of misschien wel meer dan) een live event.
Het is belangrijk om je alle deelnemers constant te prikkelen met interessante informatie. Maar hoe doe je dat?
De kosten van een hybride event kunnen erg variëren en zijn volledig afhankelijk van de lengte, het aantal deelnemers ter plaatse, subsessies en inhoudelijk programma. Houd er in ieder geval rekening mee dat de kosten vergelijkbaar zullen zijn als een live event voor een grote groep mensen.
In principe kan er bij iedere congreslocatie een hybride event georganiseerd worden. De techniek wordt namelijk extern ingehuurd. Er zijn verschillende evenementenlocaties die al ervaring hebben met hybride events en volledig zijn ingespeeld op de wensen van offline en online gasten. Deze lichten we graag voor je uit:
Een unieke evenementenlocatie in Hilversum.
Organiseer een OUT-OF-THE-BOX event bij Gooiland. De bezoeker kan zijn eigen beleving volledig naar eigen wens invullen. Je kiest als gast namelijk zelf hoe je aanwezig bent. Dit kan op locatie zijn, vanuit een hotelkamer of thuis vanachter je eigen laptop. Iedere deelnemer krijgt een unieke ervaring door het dynamische, online platform en de ‘Gooiland Congresbox’. Gooiland biedt verschillende mogelijkheden in samenwerking met hun partner Show Rental:
Hybride evenement – Livestream: Show Rental verzorgt de Livestream in 1 plenaire ruimte, het Theater. Dit is exclusief locatiehuur, personeel en catering gedurende de dag. De kosten hiervoor zijn € 2.100,00.
Webinar of Livestream: Webinar met een volledig verzorgde livestream door onze AV-partner Show Rental uit Hilversum. Inclusief catering gedurende de dag, locatiehuur en personeelskosten op basis van 10 gasten. De kosten hier voor zijn € 4.500,00
Hybride evenement – Platform: Een online platform met:
De kosten zijn € 5.000,00 plus een registratie prijs van €5,00 per deelnemer. Deze kosten zijn exclusief catering, locatiehuur en personeelskosten. Er kan een live evenement van 200 tot 250 personen georganiseerd worden op basis van 1,5 meter.
Kies voor kwaliteit. Kies voor een hybride event!
Wij ondersteunen je volledig met onze kennis en techniek om je doelgroep te bereiken. Wij zorgen voor een ingerichte locatie inclusief lekkernijen tijdens ontvangst en ochtendpauze. Uiteraard is het mogelijk om je programma af te sluiten met een heerlijke lunch vanaf € 16,50 per persoon.
Alle prijzen zijn exclusief BTW en gebaseerd op 4 uur
Digitalday @ Jaarbeurs
Heb je nog nooit eerder een hybride event georganiseerd? Dat is geen probleem. Jaarbeurs heeft de kennis en ervaring in huis om opdrachtgevers te helpen een topevent te organiseren. Samen met Digitalday zorgt Jaarbeurs voor een unieke ervaring:
Ijzersterk internet als startpunt voor hybride evenementen!
Defabrique ziet hybride events als dé toekomst. De mogelijkheden voor online en hybride evenementen bij Defabrique zijn eindeloos, maar alles valt of staat bij goed internet. Daarom heeft Defabrique geinvesteerd in een internetverbinding die het mogelijk maakt om 3 verschillende online events tegelijk te organiseren.
Het internet is geüpgraded van 1 gig naar 10 gig. Ze kunnen meer livestream events tegelijk aan en alle deelnemers ter plaatse kunnen ook tegelijk gebruikmaken van de Wifiverbinding. Een vaste verbinding is daarom bij Defabrique verleden tijd.
Naast hybride events zijn er ook andere creatieve oplossingen om te vergaderen op afstand. Het meest bekende alternatief is een live stream event. In dit geval zijn er geen deelnemers aanwezig en gaat het enkel om het uitzenden van bijvoorbeeld een presentatie van een spreker.
Het live stream event wordt vaak door elkaar gehaald met een webinar, maar dit zijn wel twee verschillende soorten events. Bij een webinar is er namelijk altijd sprake van interactie met de (digitale) deelnemers. Dit kan doormiddels van polls, chats en vragen stellen.
Wil je toch meer gasten op locatie ontvangen? Denk dan aan een carrousel bijeenkomsten. Je kunt je deelnemers verspreiden over verschillende ruimtes en meerdere shifts op 1 dag. Ze zijn korter aanwezig, maar hebben wel de volledige congreservaring met catering, subsessies en netwerken.